Непрекъснатото усъвършенстване може да изглежда като нещо, което големите корпорации правят, но то е от полза за малкия бизнес и може да бъде пригодено за стимулиране на подобрение във вашата компания.
Казват, че всички бизнеси или растат, или умират. Няма междина. Ние или се подобряваме, или деградираме по всяко време. Тази гледна точка е популярна, но малко погрешна. Истината е, че ние винаги сме на приливи и отливи. Нагоре не е права линия. Надолу не е идеална спирала на разрушение. Това прави по-трудно да разберете дали се подобрявате. Ако днес е било страхотно, но миналата седмица е била ужасна, растете ли или умирате?
Отговорът за много успешни бизнеси е да възприемат начин на мислене за непрекъснато усъвършенстване. Независимо къде се намира бизнесът в момента, винаги има място за подобрение. Това ни дава сила, защото ни дава посока. Това ни позволява да продължаваме да вървим напред, да проправяме пътя си и да затвърждаваме ролята си на пазара.
Но непрекъснатото усъвършенстване често се разбира погрешно. Срещал съм много предприемачи, които приравняват непрекъснатото усъвършенстване с перфекционизъм . Те приемат, че изтъкването на всяка малка грешка на техния персонал им помага да станат по-добри. Това им позволява да останат недоволни, където след това могат да карат хората си по-твърдо. Проблемът е, че системата е по-сложна от това. Често същите тези собственици на бизнес се оплакват от голямо текучество. Хората не искат да работят за глупак. Талантливите и ценни служители ще имат опции и ще изберат по-добра култура. Тези, които остават, често са тези без по-добри възможности.
Разбира се, всеки ден чувствате, че карате хората си възможно най-силно. Но пълната система показва, че екип от изгорели служители не е по-добър от щастливи, продуктивни, опитни работници, всички движещи се в една и съща посока. Изглежда непрекъснатото усъвършенстване е в противоречие с тази визия за напреднала производителност. Погледнато през призмата на перфекционизма, може да изглежда така. Но през призмата на системите виждаме съвсем различен път, по който да поемем.
И така, как да включите непрекъснато подобрение във вашия бизнес, без сляпо да карате хората си все по-трудно? Ето три лесни начина да го направите:
1. Метрики и KPI
Когато поех дейността на малък бизнес преди години, работих за създаването на тази култура на непрекъснато подобрение. Искахме да разширим бизнес , който беше в стадий. Това означаваше промяна на оперативните стратегии, а не просто правене на това, което бизнесът винаги е правил. Но преди промяната знаех, че искаме да сме сигурни, че промяната е подобрение, а не влошаване. Откъде знаете, че скорошната корекция в процеса означава повече печалба и по-добра ефективност? Как можете да определите количествено подобряването на качеството от добавянето на друга стъпка за осигуряване на качеството ?
Единственият начин да разберете, че се подобрявате, е да използвате показатели . Трябва да имате сравнителни данни. Трябва да знаете, че отнема три минути на единица или че всеки 100 единици водят до средно четири грешки в качеството. Трябва да знаете колко единици се изпълняват за един час. Трябва да можете да отчитате отклонения като сезонност, недостиг на части, отпуски на служители и др.
Това означава, че трябва да започнете да измервате всичко. Днес това често е много по-лесно, отколкото в миналото. Вероятно имате различни инструменти, които можете да използвате, за да изплюете използваеми отчети. Може да не се налага да имате регистрационни файлове, за да копаете или данни, за да изпълнявате осеви таблици, за да идентифицирате тенденции. Може да намерите няколко полезни отчета, които да ви дадат достатъчно представа за измерване на ключовите аспекти на бизнеса.
След като разполагате с данните и формирате прозренията, можете да създадете ключови показатели за ефективност . Ключовите показатели за ефективност или KPI са често срещани в бизнеса. Те ви дават ключовите аспекти на бизнеса, които наблюдавате. Те могат да ви позволят да си поставяте цели. Можете да установите диапазони на приемлива продукция. Използвахме ги в миналото, за да поддържаме баланс. Когато KPI излезе от строя, ние разгледахме цялата система, за да видим защо. Често натискахме твърде силно в друга област, причинявайки този страничен ефект.
Това ни позволи непрекъснато да се подобряваме, защото разполагахме с данните. Знаехме, че промяната означава, че се представяме по-добре. Не разчитахме на инстинкта. Ние не просто се променихме и се надяваме.
1. Метрики и KPI
Когато поех дейността на малък бизнес преди години, работих за създаването на тази култура на непрекъснато подобрение. Искахме да разширим бизнес , който беше в стадий. Това означаваше промяна на оперативните стратегии, а не просто правене на това, което бизнесът винаги е правил. Но преди промяната знаех, че искаме да сме сигурни, че промяната е подобрение, а не влошаване. Откъде знаете, че скорошната корекция в процеса означава повече печалба и по-добра ефективност? Как можете да определите количествено подобряването на качеството от добавянето на друга стъпка за осигуряване на качеството ?
Единственият начин да разберете, че се подобрявате, е да използвате показатели . Трябва да имате сравнителни данни. Трябва да знаете, че отнема три минути на единица или че всеки 100 единици водят до средно четири грешки в качеството. Трябва да знаете колко единици се изпълняват за един час. Трябва да можете да отчитате отклонения като сезонност, недостиг на части, отпуски на служители и др.
Това означава, че трябва да започнете да измервате всичко. Днес това често е много по-лесно, отколкото в миналото. Вероятно имате различни инструменти, които можете да използвате, за да изплюете използваеми отчети. Може да не се налага да имате регистрационни файлове, за да копаете или данни, за да изпълнявате осеви таблици, за да идентифицирате тенденции. Може да намерите няколко полезни отчета, които да ви дадат достатъчно представа за измерване на ключовите аспекти на бизнеса.
2. Научете се да виждате системи
Ключовите показатели за ефективност са полезни, но за да бъдете наистина ефективни, трябва да можете да видите системите във вашия бизнес. Повечето хора са слепи за тях. Те виждат какофонията на дейностите, а не систематичния поток.
Но ден след ден тези дейности формират модели. В основата им има структури, които ги движат. Ето как започвате да виждате системите. Започвате, като виждате модели в хаоса. Вие идентифицирате процесите и процедурите, които управляват дейностите и създават моделите. Това помага да избегнете измама с бизнеса си. Прескачайки от проблем на проблем обратно към проблем, вие не се подобрявате. Това води до промяна в името на промяната. Но когато видите пълната система, можете да поставите решения, които решават текущия проблем, но също така адресират първопричината, така че да не се случи отново.
След като разполагате с данните и формирате прозренията, можете да създадете ключови показатели за ефективност . Ключовите показатели за ефективност или KPI са често срещани в бизнеса. Те ви дават ключовите аспекти на бизнеса, които наблюдавате. Те могат да ви позволят да си поставяте цели. Можете да установите диапазони на приемлива продукция. Използвахме ги в миналото, за да поддържаме баланс. Когато KPI излезе от строя, ние разгледахме цялата система, за да видим защо. Често натискахме твърде силно в друга област, причинявайки този страничен ефект.
Това ни позволи непрекъснато да се подобряваме, защото разполагахме с данните. Знаехме, че промяната означава, че се представяме по-добре. Не разчитахме на инстинкта. Ние не просто се променихме и се надяваме.
Системното мислене е ключът към спирането на повтарящия се проблем. Виждаш нещата по различен начин. Вие идентифицирате как се е случило и виждате как може да се случи отново в бъдеще. Вашето решение означава повече от временно залепване на проблема. Това означава промяна в системите за създаване на среда, в която този проблем не може да се случи отново.
3. Планирайте, правете, изучавайте, действайте
Д-р Едуардс Деминг е известен с това, че внася непрекъснато подобрение в Япония след Втората световна война и им помага да възстановят своята производствена индустрия. Неговата тактика беше толкова успешна, че Япония започна да изпреварва други страни и стана известна като стълб на качеството и печалбата.
Един от използваните от него методи е Планирай, Прави, Проучвай, Действай. Често наричан цикъл на Деминг , този процес ни позволява да правим промени, без да се притесняваме от влошаване. Започва с планиране на промяна в процедурата. След това тази потенциална стъпка към подобрение се изпълнява. Не се прилага сляпо. Често първо се тества в по-малка среда.
Ето един пример: Да кажем, че виждате потенциал за допълнителна стъпка в процеса на контрол на качеството . Изглежда, че може да помогне за бързото улавяне на грешки. Вместо да създавате изцяло нова политика, която целият екип за контрол на качеството да следва, създайте подгрупа. Създайте по-малка партида, за да я пробвате. Или накарайте половината служители на QC да опитат новия подход.
Това ограничава риска . Ако има някакъв неочакван резултат, можете бързо да се върнете. Вие ограничавате риска от извършване на промяната. Много стратегии за подобрение се спират, защото лидерите се страхуват да поемат риска. Това управлява този риск, като ви позволява да експериментирате повече.
След това изучаваме резултатите. Тъй като вече установихме показателите и събрахме всички сравнителни данни, можем да измерим резултатите от промяната с типичните резултати. По-добри ли са? По-лоши ли са? Изходът остана ли същият?
След това действаме. Ако промяната е подобрила областите, към които сме се насочили, направете промяната част от стандартния процес, който се използва. Ако това не доведе до резултата, на който се надявахте, върнете се към стария процес. Това показва, че промяната не означава да се върнете назад. Това означава, че винаги вървите напред; вие непрекъснато се подобрявате .
Това е обратното на промяната в името на промяната. За лидери, които не са запознати с тези техники, им е трудно непрекъснато да се подобряват. Те се поддават на стремежа към съвършенство и водят хората си все по-твърдо. Ако никога не приемат текущите усилия, те смятат, че правят бизнеса по-добър. По-добър начин е да установите показателите и да дефинирате KPI, така че да знаете към какво работите. Можете да видите дали подобрявате или влошавате нещата за бизнеса.
След това прегледайте системите във вашия бизнес и съсредоточете усилията за подобряване върху системите и процесите , а не върху усилията. Обърнете внимание на стъпките, които компанията предприема, и задачите, които се изпълняват редовно. Вместо еднократните действия да се превърнат във фокус, насочете се към тези повтарящи се действия, които се предприемат.
И накрая, приложете Планирайте, Правете, Проучете, Действайте. Използвайте този цикъл, за да намалите риска от промяна. Използвайте го, за да накарате служителите да споделят доброволно своите мисли за това как системите могат да бъдат подобрени. След това изпробвайте тези идеи, без да се притеснявате, че няма да проработят и ще доведат до връщане на бизнеса назад. Планирайте, направете, проучете, действайте ви помага да оцените тези промени в сценарий от реалния свят, преди да промените своите процеси и процедури.
Не е нужно да сте компания от Fortune 500 с официална методология за непрекъснато подобрение, за да се възползвате от предимствата на непрекъснатото подобрение. Можете да вземете основните елементи и да създадете свой собствен процес. Те могат да бъдат персонализирани за вашите екипи. Те могат да бъдат толкова малки и пъргави, колкото трябва. Следването на тези три стъпки може да ви помогне да продължите да подобрявате системите на бизнеса, за да създадете повече ефективност , повече продукция и повече печалба.